الزامات و اصول تجهیز اتاق بحران

موقعیت قرارگیری اتاق بحران به حد ممکن مستقل از دیگر فضاها یا ساختمان‌ها است. به ‌عنوان مثال در کارخانجات و یا سازمان‌های بزرگ معمولاً اتاق بحران را در ساختمانی مستقل و دور از ساختمان‌های اصلی انتخاب می‌کنند. با این ‌وجود حتی در سازمان‌های متوسط و کوچک که ملزم به جانمایی اتاق بحران در داخل ساختمان اصلی هستیم، باز هم سعی خواهد شد تا فضای چیدمان و استفاده و حتی دسترسی به این اتاق مستقل از دیگر فضاهای ساختمانی باشد.
از نگاه عملیاتی طراحی تا تجهیز اتاق بحران باید به شکلی باشد که در کل از ساختمانی مستقل برخوردار باشیم که می‌تواند به‌ خوبی شرایط حضور امن و طولانی ‌مدت افراد را پوشش دهد. همچنین از امکانات مدرن برقراری ارتباط با محیط بیرون برخوردار باشد و توانایی برگزاری جلسات اضطراری آن‌هم در سطح مدیریت کلان را داشته باشد. در عین ‌حال لازم است تا این اتاق از امکان برقراری و ارتباط با تمامی سامانه‌های کنترل در سطح عمومی مجموعه برخوردار باشد. مستقل بودن از شرایط بیرونی مادامیکه توان ارتباط و کنترل شرایط را در اختیار داریم، ویژگی بدیهی و کاربردی برای اصول تجهیز اتاق بحران است.

در این اتاق به تعاملی هدفمند با محیط بیرون، کسب اطلاعات دقیق و سریع از شرایط و در عین ‌حال محیط کاملاً ایزوله برای برگزاری جلسات و تصمیمات حیاتی متکی بر کسب اطلاعات کامل نیاز داریم. ملزومات کلیدی برای تجهیز اتاق بحران به ‌قرار زیر هستند:

• سامانه‌های مدرن صوتی از قبیل تلفن‌های زمینی، همراه و ماهواره‌ای، انواع رادیو از نوع دستی یا رومیزی، آنتن و یا ریپیتر برای تقویت امواج
• سامانه‌های کامپیوتری با تجهیز به مودم‌های آنالوگ / دیجیتال و وایرلس با قابلیت اتصال به شبکه داخلی سازمان و همچنین توانایی ارتباط مطمئن اینترنتی در شبکه‌های خارجی
• دیتا باس‌های مستقل که در شرایط کاملاً بهینه نصب و راه‌اندازی شوند.
• مانیتورهای بزرگ با توجه به ابعاد اتاق، تعداد پرسنل و یا اپراتورها و فاصله مانیتور از میز برای نمایش برنامه‌های سراسری و یا نمایش دوربین‌های مداربسته
• تجهیزاتی برای نمایش دیواری اطلاعات شرایط بحرانی و تحلیل اتفاقات حاکم در بیرون از اتاق مانند پرده نمایش بزرگ به ‌همراه ویدیو پروژکتور، تخته‌های وایت‌برد، نقشه و نمودارهای کلیدی سازمان
• تجهیزات کامل اداری از قبیل پرینترهای چندکاره، نمابر، اسکنر، فتوکپی
• ژنراتور برق اضطراری که عملکرد مستقل از برق شبکه سراسری داشته باشد.
• مبلمان ارگونومیک اعم از میز و صندلی‌های مناسب اپراتورها، میز و صندلی کنفرانس و همچنین مبلمان راحتی جهت استفاده طولانی ‌مدت پرسنل

علاوه‌ بر موارد ذکرشده که به تجهیزات اتاق بحران در حالت کلی اشاره دارد و این فضا را در چگونگی استفاده از ملزومات مدرن و تجهیزات ارتباطی و کنترلی آن‌هم در سطح مدیریت کلان بررسی می‌کند، به برخی ملزومات شخصی و یا نسبتاً انفرادی نیز نیاز داریم. توجه داشته باشید که این اتاق برای استفاده طولانی ‌مدت افراد آن‌هم در شرایطی کاملاً ایزوله از محیط بیرون طراحی ‌شده است و قاعدتاً باید توانایی استفاده بلند مدت افراد را داشته باشد. لذا به حضور برخی ملزومات کلیدی از قبیل موارد زیر نیاز داریم:

• تجهیزات کمک‌های اولیه: لازم است تا در تمام ساختمان بحران که می‌تواند شامل چندین اتاق مستقل باشد، از باکس تجهیزات کمک‌های اولیه نصب گردد. اقلام داخل این باکس نیز ملزومات اضطراری کمک‌های اولیه از قبیل قیچی، تیغ، چسب زخم، باند زخم، دستکش، پنبه، ماسک، گاز استریل، محلول ضد عفونی کننده است.
• اغذیه و مواد غذایی کنسرو شده: لازم است تا برای تغذیه مدت زمان طولانی حضور پرسنل در این اتاق برنامه‌ریزی کنیم. لذا به تدارک غذای کنسرو شده برای حداقل ۳ روز آن‌هم به تعداد اعضای پیش ‌بینی ‌شده در اتاق نیاز داریم. وجود خوراکی‌های خشک مانند بیسکویت، آب‌نبات نیز الزامی است.
• وسایل بهداشت شخصی مانند حوله، صابون، مسواک، پودر شوینده
• جمع کاملی از ابزارهای اولیه از قبیل انبردست، پیچ گوشتی، بیل، کلنگ
• به تعداد کافی ظرف‌های مناسب که در شرایط کاملاً بهداشتی نگهداری شوند.

در تجهیز اتاق بحران با الزامات متفاوتی از قبیل دسترسی‌ها، ارتباطات، امکانات تصویری و رادیویی، تجهیزات شخصی و… روبرو هستیم. ایجاد شرایط امنیتی یکی از همین الزامات کلیدی است که لازم است تا در طراحی و اصول تجهیز اتاق بحران مورد توجه قرار بگیرد.
اتاق بحران برای مدیریت در شرایط ویژه کارایی دارد و قاعدتاً در چنین شرایطی همگی افراد خارج از اتاق نیز رفتارهای اضطراری دارند. به ‌این ‌ترتیب حتی ممکن است شرایط حاکم بر اتاق بحران را تهدید کنند. از طرفی در صورت وقوع بحران‌های بزرگ از قبیل وقوع حوادث طبیعی، انفجار و یا آتش‌سوزی لازم است تا از امن بودن شرایط اتاق بحران اطمینان داشته باشیم.
نصب گیت های امنیتی در تجهیز اتاق بحران الزامی است تا مطمئن باشیم که شرایط دسترسی به این اتاق برای هر کسی مقدور نیست. در عین ‌حال استفاده از دیوارهای محکم بتن‌ آرمه، درب و پنجره‌های ضد انفجار، ضد آتش و ضد نشت گاز در طراحی و تجهیز اتاق بحران مورد توجه قرار می‌گیرد.

چیدمان تجهیزات در اتاق بحران نیز از بحث‌های کلیدی در این‌باره است. قاعدتاً نمی‌توانیم این اتاق را در میان انبوه مانیتورها، میزها و صندلی‌ها چیدمان کنیم. نوع چیدمان محیط باید با تعداد اپراتورها و همچنین تعداد افراد حاضر در جلسات مدیریت بحران همخوانی داشته باشد.
در چگونگی تجهیز اتاق بحران به شکلی اقدام می‌کنیم تا محیط اتاق به‌ همراه تجهیزات و تمامی پرسنل به ‌عنوان یک سیستم کامل در نظر گرفته شود. جدا در نظر گرفتن افراد از چگونگی جانمایی ملزومات اتاق بحران غیرممکن است. به ‌این ‌ترتیب وقتی اتاق بحران را برای کاربرد 5 اپراتور طراحی کرده‌اید، قاعدتاً لازم است تا شرایط کافی برای حضور مفید و بدون تداخل این پنج‌ نفر فراهم باشد.

اهمیت چیدمان برای طراحی بهینه و استفاده مفید از فضا است تا همگی افراد حاضر در اتاق به ‌طور کامل و با دسترسی مفید از تمامی فضاها استفاده کنند.
لازم است تا ابعاد و جانمایی ملزومات مطابق با استانداردهای بین‌المللی انجام شود. تمامی دسترسی‌ها و خروجی‌ها باید با توجه به شرایط فیزیکی تمامی افراد خصوصاً اپراتورهای ناتوان در نظر گرفته شود. همچنین مهم است که چیدمان با شرایط دسترسی کامل در تمامی فضاها صورت بگیرد.
نوع چیدمان مانیتورها باید به شکلی باشد که دور از دیدرس افراد نصب نشده باشند. به شکلی که هر کسی در هر منطقه از اتاق دید کامل از جزئیات نمایش مانیتورهای اصلی داشته باشد. برای اتاق‌های کنترل متعدد که با یک سیستم مشترک کار می‌کنند، استفاده از چیدمان‌های مشابه جهت دستیابی به سازگاری یکسان الزامی است.
از طرفی لازم است تا در تجهیز اتاق بحران برای پیوندهای عملیاتی میان اپراتورها و افراد حاضر در آنجا برنامه‌ریزی شود. چیدمان ملزومات نباید مانع ارتباط کلامی و حتی غیرکلامی شود. از طرفی لازم است تا به شکلی صورت بگیرد که به ایجاد تعامل و کار تیمی کمک نماید. در عین ‌حال مهم است که نوع چیدمان با توجه به ابعاد کار و مسئولیت پرسنل و در راستای بهبود وظایف آنها انجام ‌شده باشد.