تجهیز سالن کنفرانس، بخش های مختلف تجهیزات اتاق کنفرانس

دکور یک سالن کنفرانس شامل دیوارها، کف و سقف آن می‌شود که همگی باید به صورت آکوستیک باشند، تا مانند یک عایق عمل کرده و صدا را درون فضا حفظ کنند و اجازه خروج را به آن ندهند. این مورد اولین اقدامی است که باید در تجهیز کردن سالن کنفرانس خود مدنظر داشته باشید.

قطعاً شما تصمیم دارید که افراد حاضر در سالن کنفرانس بسیاراحساس راحتی کنند و با این وجود فضایی برای جا به جا شدن و حتی راه رفتن برای آن ها وجود داشته باشد. همچنین مساحت سالن کنفرانس باید به حدی باشد تا افراد حاضر در سالن کنفرانس این گونه فکر کنند که این فضا صرفا برای حضور آنها در آن جا طراحی شده‌است. با این تفاسیر بهتر است جمعیت افرادی که قرار است در جلسات کنفرانس شرکت می‌ کنند را تخمین بزنید.

• دیوارهای سالن کنفرانس

برای آکوستیک ساختن دیوارهای سالن کنفرانس، نیاز است که از مصالح عایق صدا مانند پشم سنگ و پشم شیشه استفاده شود.

• سقف سالن کنفرانس

برای آن‌که سقف سالن کنفرانس بتواند به صورت آکوستیک عمل کند و علاوه بر جلوگیری از خروج صدا از سالن، به تشدید و قدرت صدا نیز کمک کند، باید ارتفاع بیشتری نسبت به اتاق‌های معمولی داشته باشد.

• کف سالن کنفرانس

کف پوش سالن کنفرانس باید از متریالی ساخته شود، که هنگام قدم برداشتن روی آن تولید صدای اضافه نکند. همچنین برای افزایش امنیت سالن کنفرانس، معمولاً برای کف آن از پارکت‌ها و یا موکت‌های ضد الکتریسیته و ضد حریق استفاده می‌کنند تا در صورت بروز حوادث مختلف، افراد حاضر در سالن کنفرانس را در امنیت حفظ کند.

مرحله دوم طراحی دکوراسیون داخلی سالن کنفرانس، چینش میز و صندلی‌هاست.

• میز سالن کنفرانس

برای انتخاب ابعاد میز کنفرانس، باید به ابعاد فضا و همچنین تعداد افرادی که در شرکت شما کار می‌کنند توجه کنید. باید بدانید که به چه مقدار فضا نیاز دارید، تا برنامه‌های آینده شرکت و استراتژی‌ها را بررسی کنید.

• چینش صندلی‌های سالن کنفرانس

چینش صندلی‌های سالن کنفرانس نیز باید با توجه به ابعاد میز و تعداد نفرات شرکت کننده در هر جلسه انجام بگیرد. فاصله بین صندلی‌ها باید با یکدیگر یکسان بوده و همچنین به گونه‌ای باشد که هر فرد بتواند فضایی را مختص به خود، پیش روی خود داشته باشد.

دقت کنید که تمام تجهیزات سالن کنفرانس باید طوری انتخاب شوند که فضای کافی برای عبور و مرور در سالن وجود داشته باشد.

نور مناسب در تجهیز سالن کنفرانس از اهمیت بالایی برخوردار است. نورپردازی یک سالن کنفرانس باید با سیستم و تجهیزاتی صورت بگیرد، که این امکان را به برگزارکننده جلسه بدهد که شدت و ضعف نور را کنترل کند. همچنین رنگ نور لامپ‌های به کار رفته باید بین نورهای گرم و سرد تعادل داشته و به گونه‌ای نباشد که چشم را اذیت کند و یا باعث خوابالودگی شود.

این دسته‌بندی متشکل از سیستم کنفرانس، پاور میکسر، انواع بلندگو، میکروفن، کابل و متعلقات نصب می ‌باشد.

زمان‌هایی که نیاز به ضبط و تقویت صدا، ضبط تصاویر ویدئویی، مستندسازی جلسات، رای گیری، تشخیص صدا، ترجمه همزمان، انتقال صوت و تصویر و ارائه پرزنتیشن هست از سیستم کنفرانس استفاده می کنیم.

• آمپلی فایر و پاور میکسر

آمپلی فایر دستگاهی است که صدا را از میکروفون‌ها دریافت کرده و بعد از شدت و قوت بخشیدن به آن، آن را از بلندگوها پخش می‌کند. همچنین پاور میکس هم به بالا رفتن کیفیت صدا و بهبود وضوح آن کمک می‌کند.

• میکروفون‌ها

تمام افراد حاضر در سالن کنفرانس، اعم از برگزارکننده جلسه و تمامی کارکنان شرکت، باید در مقابل خود میکروفون داشته باشند. تهیه میکروفون‌های باکیفیت و تجهیز سالن کنفرانس به وسیله آن‌ها، نیازمند کسب اطلاعات کافی و مشورت با متخصصان تجهیز سالن کنفرانس است.

• بلندگوها

و در آخر بلندگوها هستند که صداها را در سالن پخش کرده و اجازه می‌دهند تا تمامی افراد حاضر در سالن، آن‌ها را با وضوح و کیفیت کافی بشنوند. بلندگوهای نصب شده در سالن کنفرانس باید از برد صدای خوبی برخوردار بوده و از باکیفیت‌ترین برندها تهیه شده باشند.

به‌طور کلی دو نوع سیستم صوتی در سالن های کنفرانس استفاده می شود. نوع اول سیستم‌هایی هستند که صدا در آن‌ها به وسیله بلندگوهای دیواری و سقفی در محیط پخش می‌ شود. نوع دوم مربوط به سیستم‌هایی است که از میکروفن‌های کنفرانس استفاده می‌ کنند و صدا نیز از طریق سیستم اودیو کنفرانس منتشر می‌شود.

سیستم پخش تصویر شامل ویدئو پروژکتور، پرده نمایش، مانیتور، باکس روی میز فول پورت ( VSP Pannel )، سوئیچ اتومات و ملزومات مصرفی می شود.

در سالن کنفرانس های نسبتا بزرگ، برای نمایش تصویر لپ تاپ یا کامپیوتر به دیگران نیاز به ویدئو پروژکتور است.

مانیتور یا نمایشگر سالن کنفرانس یک انتخاب صحیح برای نمایش ایده‌ها، برنامه، فیلم‌ها و تصاویر برای افراد حاضر در کنفرانس است. مانیتور کنفرانس صفحه نمایشی با ابعاد متفاوت و متناسب با وسعت سالن دارد که روی میز سالن کنفرانس، قسمتی از سالن یا روی دیوار واقع می شود. ارتباط ویدیوئی مناسب، ارسال گزارشات و ارتباط دو سویه تصویری از دیگر فواید مانیتور در سالن کنفرانس است.

در بسیاری از جلساتی که در سالن‌های کنفرانس شرکت‌ها برگزار می‌شوند، تهیه مستندات از آن جلسه و ذخیره فیلم‌هایی برای استفاده در آینده بسیار مهم است. سیستم ضبط تصویر متشکل از دوربین رباتیک، کنترلر دوربین، میکسر تصویر و رکوردر و ملزومات مصرفی تشکیل شده است.

• دوربین رباتیک

دوربین‌های رباتیک ( سیستم تصویربرداری خودکار ) یک سیستم هوشمند برای ضبط کردن تصویر و صدای همزمان و ذخیره آن با قابلیت چرخش 360 درجه هستند، که برای فیلم‌برداری خودکار بسیار کاربرد دارند. دوربین‌های رباتیک توسط متخصصان تجهیز سالن کنفرانس، در جای جای سالن نصب می‌شوند، تا بتوانند از تمامی زوایا، فیلم‌هایی را برای تهیه مستندات ضبط کنند.

• کنترلر دوربین

دوربین رباتیک دارای دستگاه کنترلر نیز هست. این دستگاه از اهرم کنترل برخوردار است، تا در صورت لزوم، یک اپراتور با استفاده از آن زوایای دوربین‌های مختلف را تغییر دهد و فیلم‌‌برداری را کنترل کند.

• میکسر تصویر و رکوردر

تصاویر ضبط شده توسط دوربین‌های رباتیک، به محض ضبط شدن به میکسر تصویر فرستاده می‌شوند، تا در آن‌جا توسط مسئول تصویر برداری، افکت‌ها و تغییرات لازم روی آن اعمال شود و سپس، در رکوردر ضبط می‌شوند.